# Démarrage et tests Voici comment démarrer avec l'outil et réaliser un test de génération d'un état des lieux. Ce test (ainsi que l'inscription) est bien sûr gratuit. ## Tester l'outil {% hint style="info" %} À compter de juillet 2024, le bien de test n'est plus ajouté aux nouveaux comptes : au lieu de cela, **vous pouvez créer et signer gratuitement un état des lieux pour votre propre bien** à raison de 2 photos, 10 éléments examinés et 1 EDL par jour. {% endhint %} Conformément aux CGV, **il est indispensable de tester d'abord l'outil avec votre configuration matérielle avant d'effectuer un achat de crédits**. Pour cela, utilisez le bien de test. Ce bien vous est propre et attribué par défaut au moment de la création de votre compte. ![](https://3803298536-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MbAfpg5YUZEGkI0H_Dw%2F-MdM0S1B__z3s7YrUvee%2F-MdM0ydePo65bDuYTyuX%2Fimage.png?alt=media\&token=20a3b469-859a-466b-b279-ef7a3c1cf7cb) Les états des lieux associés à ce bien, disposent des limitations suivantes : * Il n'est **pas possible d'éditer les signataires** : vous recevrez donc deux emails à l'issue du processus de test (un en tant que "propriétaire" et un en tant que "locataire" du bien de test) * Il n'est **possible de n'ajouter que deux photos** sur chaque état des lieux du bien de test. * Ils sont régulièrement et automatiquement supprimés (tous les 15 jours environ). En revanche, **vous pouvez créer autant d'état des lieux de test que vous le souhaitez** (pour faire une démonstration à votre entourage par exemple). Vous pouvez aussi [modifier leur inventaire](/preparer-letat-des-lieux/ajouter-un-inventaire-hors-pieces). **Les états de lieux de tests ne nécessitent aucun achat de crédit.** ## Renseigner vos informations personnelles Avant tout, vous devez remplir vos informations personnelles. {% hint style="info" %} Il faut renseigner votre adresse car c'est une obligation légale en France de mentionner l'adresse du bailleur sur un état des lieux. {% endhint %} ## Préparer un état des lieux Avant de créer un état des lieux, il faut **préparer le logement (bien) pour lequel vous allez faire l'état des lieux**. Cette action n'est qu'à faire une fois, le logement reste enregistré par la suite. Elle ne nécessite pas d'acheter de crédit. Vous aurez besoin de donner un nom au logement (ex : T2 RUE SIMON), l'adresse, le descriptif que vous souhaitez voir apparaître sur les états des lieux (ex : le descriptif de la location, l'inventaire des meubles, le nombre et la nature des clés). **C'est plus facile à remplir avec un clavier qu'avec un téléphone. Il est préférable de faire cette étape au calme chez vous avant l'état des lieux.** # Achat de crédits ### Particuliers Pour acheter des crédits (un crédit = un état des lieux), rendez-vous sur la page `Mon Compte / Acheter des états des lieux` **Vous pouvez acheter autant de crédits que vous le souhaitez**. Les boutons par défaut illustrent le tarif dégressif mais rien de vous empêche d'acheter 8 crédits par exemple. Vous serez alors **redirigé vers la plateforme** [**Stripe**](https://stripe.com/fr) **qui gère les paiements. Aucune donnée bancaire ne transite par Etadly**. Une fois le processus de paiement terminé, vous êtes crédité de votre commande et une facture apparaît sur votre compte. ### Professionnels {% hint style="info" %} Pour acheter des crédits pour une équipe, [votre entreprise](/mode-entreprise/entreprise) doit d'abord être validée par nos équipes. {% endhint %} Les crédits sont associés à une équipe. **C'est le responsable de l'entreprise de l'équipe qui peut pourvoir les équipes en crédits**. **En tant que membre non responsable d'une équipe**, en cliquant sur le nombre d'EDL restant dans l'équipe, un popup s'ouvre pour demander plus de crédits à un responsable. **En tant que responsable d'une équipe**, en cliquant sur le nombre d'EDL restant dans l'équipe, une page s'ouvre pour acheter des crédits qui seront affectés à l'équipe.

sur la page de l'équipe, cliquez sur la pastille indiquant le nombre d'EDL restants

# Utilisation de l'appareil photo Voici comment utiliser l'appareil photo de votre téléphone ou de votre tablette pour faire des états des lieux. ## Prendre des photos lors de l'état des lieux Vous êtes invités à prendre des photos du bien à protéger. **Nous avons choisi de ne pas imposer de liste de pièces ou d'ordre particulier pour prendre vos photos**. Libre à vous de choisir l'ordre de visite que vous souhaitez. Quelques conseils cependant : * commencez par l'entrée * n'oubliez aucun des éléments listés dans le mémo de la page des prises de vue * prenez au moins une photo de chaque mur, des sols et des plafonds Une fois la photo prise, ajoutez-y des Observations (facultatif, 5 observation maximum par photo). Soyez le plus précis possible. Quand vos observations sont faites, enregistrez la photo et prenez une autre photo et ainsi de suite. Quand vous êtes satisfait des photos prise, passez à la relecture et signature. ## Illustrer l'état des lieux avec les photos de votre bibliothèque d'images Lorsque vous ajoutez une photo, vous pouvez choisir entre les photos de votre téléphone ou de prendre une nouvelle photo. Vous pourrez alors illustrer l'état des lieux avec des photos prises en temps réel sur votre téléphone/tablette. ## Problèmes rencontrés Des problèmes peuvent être rencontrés lors de l'utilisation de l'appareil photo dans le cas où les annotations des photos sont activées. En effet avec certains téléphones la mémoire est très sollicitée et certains navigateurs comme Firefox ou Opera ne le supportent pas. Dans ce cas, essayez l'une des solutions suivantes : * Décocher la case "Activer les annotations des photos lors des états des lieux" dans `Mon compte / Paramètres`. * **privilégier des photos au format carré que les navigateurs gèrent mieux** * vider le **cache et effacer les données temporaires** de votre navigateur \[[iOS](https://support.apple.com/fr-fr/HT201265) | [Android](https://support.google.com/android/answer/7431795?hl=fr#zippy=%2Csupprimer-des-applications-et-les-donn%C3%A9es-associ%C3%A9es)] # Appli mobile Etadly ne nécessite pas d'installer d'application. {% hint style="info" %} Cependant si vous souhaitez bénéficier d'une vue en plein écran et d'un accès facile depuis votre téléphone vous pouvez utiliser Etadly en tant qu'appli mobile. {% endhint %} Notre site vous offre une expérience améliorée en vous permettant d'ajouter une **icône d'accès direct sur l'écran d'accueil de votre téléphone, similaire à une application**. Voici comment procéder, que vous utilisiez un appareil Android ou un iPhone. ### **Sur Android** 1. Ouvrez votre navigateur et accédez à Etadly. 2. Appuyez sur les trois points verticaux dans le coin supérieur droit pour ouvrir le menu. 3. Sélectionnez "Installer" ou "Ajouter à l'écran d'accueil" selon votre navigateur 4. Nommez l'icône comme vous le souhaitez, puis appuyez sur "Ajouter." 5. Etadly est accessible depuis vos applications, vous permettant d'y accéder rapidement à tout moment.
### **Sur iPhone (utilisant Safari)** 1. Lancez Safari et accédez à Etadly. 2. Appuyez sur l'icône de partage en bas de l'écran (un carré avec une flèche pointant vers le haut). 3. Faites défiler vers le bas et sélectionnez "Sur l'écran d'accueil." 4. Donnez un nom à l'icône si nécessaire, puis appuyez sur "Ajouter." 5. Vous trouverez l'icône sur votre écran d'accueil, offrant un accès facile à notre site comme une application.
# Créer un bien Ajouter un bien qui correspond au logement, à la salle que vous mettez en location. {% hint style="info" %} Le nom et l'adresse du bailleur sont obligatoires sur un état des lieux. {% endhint %} Entrez aussi la monnaie à utiliser pour l'indication de la caution du bien.
### Dupliquer un bien Pour dupliquer un bien similaire (comme un studio meublé, un mobil home par exemple), utilisez le menu contextuel en haut à droite de chaque bien :

Duplique un bien similaire

Cela créé un autre bien avec les mêmes zones et inventaires. Il ne vous reste plus qu'à changer son nom. # Ajouter des pièces Ajouter des pièces dans votre bien L'ajout de pièces permet de découper le logement en zones. Habituellement des pièces. Mais vous êtes libre d'utiliser le découpage qui vous convient \[RDC, R+1, jardin] ou \[coin séjour, coin nuit]. Voici un exemple de logement :

Un exemple d'appartement

### Ajouter une pièce Pour ajouter une zone, il peut être intéressant de créer des listes d'éléments dans la zone. * Des éléments sans chiffres : génériques comme les sols, les murs et les plafonds. * Des élements dénombrables : comme des meubles, des interrupteurs.

Préparation d'une zone

Au moment de créer la zone, il vous est demandé un nom de zone et un inventaire d'éléments. Vous pouvez alors copier coller la liste des éléments préparés. {% hint style="info" %} Vous pouvez aussi vous aider d'un modèle. 8 modèles de listing sont disponibles : * Cuisine * Cuisine meublée * Chambre * Chambre meublée * Salle de bain * Salon * Salon meublé * WC {% endhint %}

Ajout d'une pièce

Chaque ligne correspond à un élément qui sera évalué (si vous le souhaitez) lors de l'état des lieux. Vous pouvez faire vos propres essais avec le bien de test. ### Modifier une pièce et ses éléments

Modifier une zone

En cliquant sur une zone, vous pouvez ajouter, supprimer ou modifier des éléments {% hint style="warning" %} Des éléments qui n'étaient pas présents dans un état des lieux d'entrée ne seront pas reportés dans un état des lieux de sortie. {% endhint %} ### Supprimer un élément de la pièce Mettez simplement son nombre à 0 : ![](https://3803298536-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MbAfpg5YUZEGkI0H_Dw%2Fuploads%2F3GxILI3A1oxErGWnN212%2Fsupprimer%20elt.webp?alt=media\&token=15fbcdd6-d92b-452d-9cfa-de9d45dbd19b) ### Exporter les éléments de la pièce Pour exporter tous les éléments d'une zone (et les copier par exemple dans une autre zone), vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton export cela téléchargea un fichier fichier texte. # Ajouter un inventaire (hors pièces) Comment faire un inventaire sans utiliser les pièces [Chaque zone](/preparer-letat-des-lieux/ajouter-des-pieces) dispose de son propre inventaire. Mais vous n'êtes pas obligé d'utiliser les pièces, vous pouvez enregistrer tous les éléments à examiner sans utiliser les pièces et zones. ### Création de l'inventaire (hors pièces) Aller sur la page du bien, puis en bas de celle-ci, une section **inventaire hors zone** est disponible.
Vous pouvez créer les éléments manuellement en cliquant sur le bouton "+ Éléments" Il vous est alors proposé (comme pour l'[ajout de pièces](/preparer-letat-des-lieux/ajouter-des-pieces)) de coller ou de taper une liste d'éléments de l'inventaire. Chaque élément de la liste doit terminer par un saut de ligne. ### Affichage des éléments de l'inventaire (hors pièces) Les éléments s'affichent alors sous cette forme :
### Export de l'inventaire Pour exporter tout votre inventaire (et le copier par exemple dans un autre bien), vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton export cela téléchargea un fichier fichier texte. # Créer un état des lieux Lorsque vous avez créé le bien en location, vous pouvez créer un état des lieux. L'interface de création se présente comme suit :

Étapes de création de l'état des lieux dans l'application

### Bien Le descriptif du bien, le montant du dépôt de garantie. ### Signataires Les signataires de l'état des lieux avec l'application Etadly. ### État : photo et inventaire Les photos de la location avec les commentaires associés. ### Signature Le récapitulatif de l'état des lieux et les signatures des parties. Le pdf est généré après cette étape et envoyé par email aux signataires. # Photos Prendre une photo dans un état des lieux Après avoir rempli les coordonnées des signataires de l'état des lieux, vous êtes invités à prendre des photos et à y ajouter des observations entourées et annotées.

Annotation des photos

Pour cela : donnez l'accès au site à votre appareil photo. Cela vous est normalement proposé. Toutefois, il est possible que votre navigateur n’ait pas le droit d’accéder à votre caméra. Voici la procédure pour l'autoriser à posteriori ### Autoriser l'accès à la caméra à votre navigateur #### Accorder l'accès sur iphone 1. Accédez à Réglages > **Confidentialité et sécurité** 2. Touchez la fonctionnalité matérielle « Appareil photo ». 3. Accorder l'accès à votre navigateur (**Safari**) #### Accorder l'accès sur Android Sur votre smartphone Android, vous pouvez autoriser [Google Chrome](https://www.google.com/chrome/) à accéder à votre caméra et votre micro de la façon suivante : 1. Vous devez cliquer sur l’icône « **Paramètres** » de votre téléphone 2. Dans la liste vous devez chercher l’entrée « **Applications** » et cliquer dessus 3. La liste des applications apparaît, vous devez chercher « **Chrome** » et cliquer dessus 4. Une liste d’option par rapport à Chrome apparaît, vous devez alors cliquer sur « **Autorisations** » 5. Assurez-vous que « **Appareil photo** » est bien cochés comme étant autorisés ### Prendre une photo Pour prendre une photo, il suffit de cliquer sur le bouton "**Prendre une photo**"
### Annoter une photo Pour annoter une photo, il vous suffit de cliquer sur "**Observation**"

Ajouter une observation sur une photo d'état des lieux

Vous pouvez ajouter jusqu'à **5 observations par photo**. ### Associer une photo à une pièce Pour associer une photo à une pièce (ou une zone), il suffit de sélectionner celle-ci avant d'enregistrer la photo.

Associer cette photo à la pièce "Cuisine"

### Pourquoi les photos sont penchées ? Les photos au format **portrait** sont penchés afin de ne pas prendre trop de place sur l'état des lieux et éviter d'avoir un état des lieux qui soit trop long en terme de nombre de pages. {% hint style="info" %} Si vous voulez prendre des **photos en mode paysage, désactivez la rotation automatique de l'écran** de votre smartphone. {% endhint %} ### Modifier une photo Il n'est pas possible de modifier une photo car les observations qui ont été ajoutées ne peuvent pas être modifiées. Il faut la supprimer et photographier l'élément de nouveau. ### Que prendre en photo {% hint style="info" %} Réponse courte : tout ce qui concerne le logement et son état {% endhint %}

compteur électrique

peinture craquelée

cave non vidée

les clés

compteur de gaz

porte en bon état

**Même ce qui est à l'état neuf, il faut le préciser.** {% hint style="warning" %} **Limites de photos :** * **Mode gratuit** : 2 photos maximum * **Mode standard** : 60 photos maximum * **Mode entreprise** : 200 photos maximum {% endhint %} # État et inventaire Évaluation de l'état du logement et de son inventaire.
### Faire le tour du logement à l'entrée Au moment d'un état des lieux, vous êtes invité à évaluer l'état du bien et à prendre des photos si vous le souhaitez. {% hint style="warning" %} **L'inventaire de l'état des lieux est celui du bien à l'instant T.** Assurez-vous que vous n'aurez plus d'autre élément à ajouter à l'inventaire. Sinon il vous faudra les ajouter à l'inventaire du bien et recommencer tout l'inventaire de l'état des lieux auquel il manque des éléments ! {% endhint %} Vous pouvez le compléter ainsi :

Tour du logement à l'entrée

### Faire l'inventaire à la sortie Le principe à la sortie est identique qu'à l'entrée. {% hint style="danger" %} **Un élément qui n'était pas évalué dans l'état des lieux d'entrée fait avec Etadly ne se retrouvera pas dans l'état des lieux de sortie**. Pour la simple et bonne raison que ça ne servirait à rien. **Un élément non évalué à l'entrée est présumé avoir été remis en bon état au locataire.** {% endhint %} Nous avons cependant prévu le cas où vous auriez fait l'inventaire d'entrée sur un autre support. Vous pouvez le compléter si vous le souhaitez (et uniquement dans ce cas car dans tous les cas, c'est l'état des lieux d'entrée qui fait foi).

Tour du logement à la sortie

Il s'affichera alors ainsi dans votre état des lieux :
### Créer un modèle Vous avez la possibilité de créer un modèle d'état des lieux à partir d'un projet d'état des lieux non signé. Tous les états de l'inventaire et toutes les photos seront reprises dans les conditions d'entrée d'un nouvel état des lieux à partir de ce modèle.

Créer un modèle

{% hint style="warning" %} Il ne peut y avoir qu'un modèle par bien. L'état du bien doit être vérifié sans forcément se fier au modèle car il doit refléter l'état exact du logement. Seules les conditions d'entrée sont reprises du modèle (en plus des photos). {% endhint %} Quand vous voudrez créer un nouvel état des lieux, il vous sera demandé à partir de quel support vous souhaitez le faire :
### État des lieux à distance #### Préparation de l'état des lieux par le locataire Certains peuvent avoir besoin de faire préparer leur état des lieux par le locataire (location courte durée, location saisonnière par exemple). Pour cela, une fonction de partage par lien est disponible dans Etadly. Uniquement la partie "État" est partageable pour une durée limitée. * Dans la partie "Signataire", sélectionnez **un signataire locataire avec une signature asynchrone** (signature par mail) * Dans la partie "État", utilisez le menu contextuel en haut à droite et cliquez sur "Partager"
* Le locataire désigné ci dessous recevra un lien pour procéder à la préparation de l'état des lieux.\ Ce lien permettra au locataire de remplir l'état des lieux avec photos et évaluation des éléments en autonomie. **Sur cette page, vous pourrez voir ses modifications en temps réel.** #### Circuit de signature Le processus peut alors se présenter ainsi :
# Mode hors ligne Le mode hors ligne vous permet de continuer à travailler sur vos états des lieux même sans connexion Internet. Toutes vos modifications sont sauvegardées localement et seront automatiquement synchronisées dès que vous retrouverez une connexion. ## Fonctionnalités disponibles hors ligne Lorsque vous travaillez en mode hors ligne, vous pouvez : * Ajouter et modifier des évaluations d'éléments * Prendre des photos **(mais sans les annoter)** * Ajouter des commentaires {% hint style="info" %} **Note :** La signature et la génération du PDF nécessitent une connexion Internet. {% endhint %} ## Activation automatique Le mode hors ligne s'active automatiquement lorsque : * Vous avez déjà visité la page de l'état des lieux avec une connexion Internet * **ET** Votre connexion Internet est perdue ou indisponible Un indicateur visuel apparaît en haut de l'écran pour vous informer que vous travaillez hors ligne.
## Comment utiliser le mode hors ligne ### Avant l'état des lieux ✅ Ouvrez l'état des lieux avec une connexion Internet ✅ Pour activer le mode hors ligne, 2 solutions : * **Naviguez dans toutes les pièces pour charger les données** * **ET/OU Sélectionner `"Hors ligne"` dans le menu déroulant de l'état des lieux :**
✅ Vérifiez que le mode hors ligne est actif (l'indicateur doit apparaître quand vous coupez la connexion) ✅ Assurez-vous d'avoir assez de batterie sur votre appareil ### Pendant l'état des lieux {% hint style="info" %} * Prenez vos photos et ajoutez vos commentaires normalement * Ne fermez pas l'onglet du navigateur (minimiser est OK) * Surveillez l'espace de stockage de votre appareil si vous prenez beaucoup de photos {% endhint %} **Vos modifications sont sauvegardées localement et seront synchronisées automatiquement au retour d'une connexion mobile.** ### En cas d'erreur Essayez une de ces méthodes : * Rechargez la page pour réessayer. * Désactivez puis réactivez la connexion de données. * Rechargez la page. {% hint style="info" %} Vos données locales sont conservées et ne seront pas perdues. {% endhint %} ### Effacement des données ⚠️ **Attention :** Les données locales peuvent être effacées si vous : * Videz le cache de votre navigateur * Utilisez le mode navigation privée * Désinstallez l'application * Supprimez volontairement les données :
* Utilisez un nettoyeur de données système **Recommandation :** Synchronisez toujours vos données avant de vider le cache. ### Navigateurs supportés * Chrome / Edge (version 80+) * Safari (iOS 11.3+) * Firefox (version 70+) * Samsung Internet ### Appareils recommandés * 📱 **Smartphones** : iPhone 8+, Android 8+ * 💻 **Tablettes** : iPad (2018+), tablettes Android récentes * 🖥️ **Ordinateurs** : Tous les OS modernes ### Restrictions du mode hors ligne * Génération de PDF : Nécessite une connexion Internet * Signatures à distance : Nécessite une connexion Internet * Envoi par email : Nécessite une connexion Internet * Création d'un nouvel état des lieux : Nécessite une connexion Internet ## Résolution de problèmes ### Le mode hors ligne ne s'active pas {% stepper %} {% step %} ### Vérifier le navigateur Assurez-vous d'utiliser un navigateur compatible. {% endstep %} {% step %} ### Service Workers Vérifiez que les Service Workers sont activés dans votre navigateur. {% endstep %} {% step %} ### Forcer le rechargement Essayez de recharger la page avec Ctrl+F5 (ou Cmd+Shift+R sur Mac). {% endstep %} {% step %} ### Vider le cache Videz le cache et rechargez l'état des lieux. {% endstep %} {% endstepper %} ### L'état des lieux est lent en mode hors ligne {% stepper %} {% step %} ### Fermer les onglets Fermez les autres onglets du navigateur. {% endstep %} {% step %} ### Redémarrer Redémarrez le navigateur. {% endstep %} {% step %} ### Libérer de l'espace Libérez de l'espace sur votre appareil. {% endstep %} {% step %} ### Réduire la qualité des photos Réduisez la qualité des photos avant de les prendre. {% endstep %} {% endstepper %} ## Questions fréquentes
Puis-je travailler sur plusieurs états des lieux hors ligne ? Oui, mais nous recommandons de ne travailler que sur un état des lieux à la fois pour éviter la confusion et les problèmes de synchronisation.
Combien de temps les données restent-elles stockées localement ? Les données restent stockées indéfiniment jusqu'à ce que vous les synchronisiez ou que vous vidiez le cache de votre navigateur. Vous pouvez aussi les supprimer manuellement en utilisant le menu > Hors ligne.
Puis-je utiliser le mode hors ligne sur plusieurs appareils ? Oui, mais chaque appareil stocke ses propres données locales. Assurez-vous de synchroniser sur chaque appareil avant de passer à un autre.
Que se passe-t-il si je dépasse la limite de photos ? L'application vous empêchera d'ajouter plus de photos que la limite de votre abonnement. Synchronisez d'abord vos photos, puis vous pourrez continuer si vous n'avez pas atteint la limite globale.
Le mode hors ligne consomme-t-il de la batterie ? Le mode hors ligne consomme légèrement plus de batterie car les données sont stockées localement. Nous recommandons d'avoir au moins 50% de batterie avant de partir en visite.
# Signature Vérification et signature ### Vérification Avant de passer à la signature, il vous est demandé de vérifier les coordonnées des signataires, c'est important dans la mesure où celles-ci sont utilisées pour valider l'identité et envoyer l'état des lieux.

Vérifications

### Géolocalisation Quand la page s'ouvre, **il vous est demandé votre autorisation pour accéder à votre géolocalisation.** {% hint style="info" %} Vous n'êtes pas forcément tenu d'accepter. {% endhint %} Cette fonctionnalité est prévue pour renforcer la sécurité de l'état des lieux et afficher l'endroit où il est signé sur le document final. C'est une sécurité supplémentaire. ### Mentions complémentaires Vous pouvez ajouter des mentions complémentaires libres au moment de la signature.
Vous pouvez par exemple mentionner un accord entre locataire et propriétaire sur un forfait de petites réparation pour tel ou tel élément. ### Signature temps réel Chacun signe sur le support électronique et reçoit dans la foulée un code de validation par SMS qu'il doit entrer dans la case correspondante. Ce processus permet ainsi de valider l'identité du signataire. Il est tout de même prévu que vous validiez vous-même cette identité au moyen de toute pièce justificatives jointe au bail. Une case est donc prévue à cet effet.

Signature de l'état des lieux

### Signature asynchrone Il est possible depuis la version 1.10.0 de signer l'état des lieux en asynchrone grâce à une validation par mail. Pour ce faire choisissez un mode de signature "Asynchrone" lors de l'ajout du signataire :
{% hint style="warning" %} **Pour rappel : la force probante d'un état de lieux résulte des constations contradictoires effectuées lors de la visite du bien.** {% endhint %} Le signataire reçoit alors une demande de signature par email et valide ainsi son adresse email. Il est alors possible de modifier la version provisoire si des remarques sont faites avant que tous les signataires n'aient signé l'état des lieux. # Envoi du document Envoi de l'état des lieux ### Envoi de l'état des lieux Lorsqu'un état des lieux est signé, il est envoyé par email à tous les signataires : * aux locataires : * un lien est envoyé pour télécharger le document. * au moment du téléchargement par le locataire, un accusé de réception est envoyé au propriétaire ou à son mandataire. * l'état des lieux est alors renvoyé au locataire dans sa boite mail pour archivage. * au propriétaire (ou à son mandataire) : * l'état des lieux signé est envoyé * l'accusé de réception des locataires. #### Renvoi du document aux locataires Si l'état des lieux apparaît avec la mention « Réception non confirmée », cela signifie que vos locataires n'ont pas encore validé la réception du mail ou que le message est toujours en cours d'acheminement. * Délai d'attente : Un court délai technique est normal. Nous vous conseillons de patienter 5 minutes avant toute nouvelle tentative. * En cas d'erreur : Si le locataire ne reçoit rien (pensez à lui faire vérifier ses courriers indésirables/spams), vous pouvez cliquer sur le bouton « Renvoyer ». Cela générera un nouvel envoi automatique vers l'adresse e-mail renseignée pour relancer la procédure de confirmation. # Réception du document Réception des états des lieux ### Réception par mail des états des lieux Une fois signé, l'état des lieux est envoyé par mail au signataire. Il vous appartient de l'annexer au bail. Les états des lieux sont archivés à titre accessoire sur la plateforme et sont accessible uniquement via une adresse web inscrite en bas du document signé. {% hint style="info" %} Etadly n'est pas une plateforme de stockage. Assurez-vous de les conserver dans vos archives personnelles et de l'annexer au bail. {% endhint %} Une fois sur cette page, la date de l'état des lieux est nécessaire pour pouvoir accéder au PDF original. Les PDF sont pourvus d'un mot de passe pour ne pas être modifié.
Nous ne connaissons pas ce mot de passe qui est généré aléatoirement. Le document peut en revanche toujours être imprimé. Nous conseillons de garder l'original de l'email qui vous a été envoyé (propriétaire comme locataire). En cas de litige, un simple constat d'huissier permettra d'assurer la conformité du document avec celui de l'email daté. ### Cachet numérique De plus - pour les états des lieux signés à partir de janvier 2024 - un **cachet numérique** est apposé aux fichiers pdf. Assurant ainsi que le document n'a pas été modifié depuis son édition.
# Entreprise ### Créer un objet "Entreprise" N'importe quel utilisateur du site peut créer un objet "Entreprise" sur Etadly. Il sera alors Responsable de l'entreprise une fois que la demande aura été validée par nos équipes (il faut fournir un SIRET et un extrait Kbis valide). Ensuite, le responsable a la possibilité de créer autant d'équipe qu'il le souhaite au sein de son entreprise.

Formulaire de création d'une entreprise

### Validation de l'entreprise par nos équipes Tant que votre demande n'aura pas été validée par nos soins, vous ne pourrez pas créer d'équipe ni inviter des collaborateurs à participer à l'entreprise.

Entreprise en attente de validation

### Désignation d'un co-responsable Un responsable peut désigner d'autres responsables dans la structure qu'est l'entreprise. Cette personne doit être membre d'une équipe de l'entreprise. Ensuite, en bas de la page de l'entreprise, dans la section `Membres de l'entreprise`, il suffit d'actionner le bouton `Désigner comme responsable`.
{% hint style="info" %} Une entreprise doit avoir au moins un responsable. {% endhint %} ### Supprimer un co-responsable N'importe quel responsable d'une entreprise peut supprimer un co-responsable. Procéder de la même manière que l'ajout d'un responsable.
### Supprimer une entreprise Pour supprimer une entreprise, il faut d'abord supprimer toutes ses équipes puis suivre le lien en bas de la page de l'entreprise. ### Factures Vos factures se trouvent sur la page `Mon compte` : cliquez sur `Accéder aux factures`. # Équipe ### Créer une équipe Il revient au responsable de définir la granularité de ses équipes, cela peut être : * une équipe par SIRET, * une équipe par agence, * une équipe par collaborateur, * ... La création d'équipes est gratuite. Pour créer une équipe, il suffit au responsable d'une entreprise de se rendre : * soit dans la liste de ses équipes (`Mode entreprise / Mes équipes`), * soit sur la page de son entreprise accessible depuis la rubrique `Mon compte`. Il est alors possible d'ajouter une équipe. {% hint style="info" %} Par défaut, le responsable de l'entreprise ne fait pas automatiquement partie de l'équipe créée. Pour s'y ajouter automatiquement, il lui suffit de cocher la case `M'ajouter à l'équipe immédiatement` {% endhint %}

Création d'une équipe

{% hint style="info" %} Il est recommandé d'ajouter le logo de l'entreprise ou de l'équipe à l'un ou l'autre de ces objets dans la mesure où il pourra figurer sur les états des lieux générés en fonction des paramètres choisis par la suite. {% endhint %} ### Modifier une équipe Pour modifier une équipe, il suffit de se rendre sur la page de celle-ci et de cliquer sur le bouton `Modifier`
### Inviter des membres à rejoindre une équipe Vous pouvez inviter autant de personnes que vous le souhaitez à rejoindre autant d'équipes que vous le voulez. Il faut simplement qu'elles se créer un compte sur Etadly si elles n'en n'ont pas et que vous utilisiez l'adresse email de leur compte. Pour inviter des collaborateurs à rejoindre l'équipe, vous pouvez : * utiliser le menu déroulant dans la liste des équipes de l'entreprise et cliquer sur `Inviter` * ou bien utiliser le bouton `+Membre` dans la liste des membres sur la page de l'équipe. Les invitation envoyée s'affichent dans la liste des membres en grisé.

Une invitation envoyée

### Changer les autorisations des membres d'une équipe Chaque membre d'une équipe dispose d'une liste d'autorisation qu'un responsable de l'entreprise peut modifier. Pour cela, il suffit de cliquer sur cette liste :
Un popup s'ouvre vous permettant alor de modifier cette liste à loisir :
### Modifier les paramètres d'une équipe Les membres d'une équipe qui disposent des droits suffisants peuvent modifier les paramètres de celle-ci :

Menu déroulant puis Paramètres

La mise en forme des états des lieux est alors personnalisable :

Modifier les paramètres d'une équipe

Aperçu de la mise en forme

### Ajouter des modèles de zones Les modèles de zones vous permettent de créer des zones plus rapidement dans un bien de l'équipe. Pour y accéder, utilisez le menu déroulant disponible sur la page de l'équipe ou dans la liste de vos équipes.

Créer des modèles de zones.

Pour changer les modèles de zones, il faut disposer de la permission de `Modifier les paramètres`. Une équipe est limitée à 20 modèles de zones. Vous verrez ces modèles apparaître **lorsque vous voudrez créer une zone dans un des biens de l'équipe** :
### Rejoindre une équipe Si vous êtes invité à participer à une équipe, vous recevez une invitation par email avec un lien pour accepter ou refuser cette invitation. Si vous n'avez pas de compte sur Etadly, il faut d'abord vous en créer un avec l'adresse email que vous avez reçu pour participer à l'équipe (ou sinon demandez au responsable de l'équipe de vous envoyer une nouvelle invitation avec l'adresse email que vous souhaitez utiliser sur Etadly).
Accepter ou refuser une invitation
Elles restent également accessible depuis la liste des équipes du menu latéral : `Équipe / Afficher toutes mes équipes` : Équipe puis Afficher toutes mes équipes ### Voir la liste des membres d'une équipe Un responsable d'une entreprise pourra toujours voir les membres des équipes de son entreprise. En revanche, les simples participants d'une équipe doivent disposer de la permission ![Voir les membres](https://3803298536-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-MbAfpg5YUZEGkI0H_Dw%2Fuploads%2FjL8XMdtGrIt8C6w8KJ3R%2Fimage.png?alt=media\&token=8261585e-3ad8-4200-91a7-3218fc1f33fc) ### Annuler une invitation Une fois une invitation envoyé, il est possible de l'annuler en la supprimant sur la page de l'équipe :

Supprimer ou modifier une invitation

### Naviguer entre les équipes dont on est membre À l'ouverture du mode Entreprises, l'équipe par défaut est sélectionnée. Si vous êtes membre de plusieurs équipes, vous pouvez naviguer entre les équipes en les sélectionnant à l'aide du bouron Équipe de la barre latérale Équipe :

Choix de l'équipe pour la session dans le mode Entreprise

Elle s'affiche alors dans la barre supérieure :
### Régler une équipe par défaut Pour changer d'équipe par défaut, il vous faut être membre de plusieurs équipes et vous rendre dans la liste de [toutes les équipes dont vous êtes membre](https://etadly.com/fr/company/teams/).

Choisir une équipe par défaut

### Consulter l'historique d'une équipe L'historique de l'équipe est consultable par tous ses membres sur la page de celle-ci.

Historique d'une équipe

### Quitter une équipe Les membres d'une équipe peuvent la quitter à tout moment en allant sur la page de l'équipe ou sur la liste de [toutes ses équipes](https://etadly.com/fr/company/teams/) et cliquer sur quitter dans le menu déroulant.

Quitter une équipe

### Supprimer une équipe En cliquant sur le lien Supprimer du menu déroulant sur la page d'une équipe ou sur la liste des équipes de l'entreprise, un responsable peut supprimer celle-ci.

supprimer une équipe

{% hint style="danger" %} Tous les biens, tous les membres, tous les crédits et tout l'historique de l'équipe sont alors supprimé. Cette action est irréversible. Seuls les États des lieux signés sont conservés à des fins probatoires. {% endhint %} # Transférer un bien ### Déplacer un bien de Etadly perso vers Etadly entreprise Il est possible de transférer un bien du **mode Personnel** vers le **mode Entreprise** en un clic. Les états des lieux déjà générés en pdf ne seront pas modifiables pour autant. Pour ce faire, il suffit : * ouvrir le menu associé au Bien : * d'[exporter les éléments](/preparer-letat-des-lieux/ajouter-des-pieces#exporter-les-elements-de-la-piece) de la zone * de recréer les zones une à une dans l'équipe que vous souhaitez en copiant le contenu de l'export dans la zone d'import :

# Mot de passe perdu Si vous avez oublié votre mot de passe, il vous suffit de renseigner votre adresse email sur la page `Mot de passe oublié`.
Un lien vous est alors envoyé pour mettre à jour ce mot de passe. {% hint style="info" %} Le lien pour réinitialiser votre mot de passe est valide pendant 1h seulement. Si vous n'avez pas réinitialisé votre mot de passe dans l'heure, il vous faudra recommencer la démarche depuis le début. {% endhint %} # Changement d'email Vous pouvez changer d'adresse email sur la page Mon Compte / Modifier. Cette nouvelle adresse email ne sera pas vérifiée.
# Suppression & export Vos données vous appartiennent
### Supprimer son compte Vous pouvez bien sûr supprimer votre compte. Pour cela rendez-vous en bas de la page `Compte`. N'hésitez pas à nous contacter au préalable pour nous informer des raisons de ce choix. Ce serait pour nous extrêmement instructif. {% hint style="danger" %} **Attention**, vous perdez alors l'accès à vos factures, les biens de votre compte seront supprimés, seuls les états des lieux signés seront conservés à des fins probatoire. Vous ne pourrez plus non plus créer de compte avant un certain temps. {% endhint %} Pour supprimer une entreprise, [voir la section dédiée](/mode-entreprise/entreprise#supprimer-une-entreprise). ### Exporter ses données En conformité avec le règlement général sur la protection des données à caractère personnel, vous pouvez exporter les données vous concernant dans un format lisible par une machine. Pour cela, rendez-vous en bas de la page Compte.